○八代市教育委員会文書規程
平成17年8月1日
教育委員会訓令第4号
目次
第1章 総則(第1条―第8条)
第2章 文書の受領及び配付(第9条―第11条)
第3章 事務の処理(第12条―第19条)
第4章 文書の浄書及び発送(第20条―第24条)
第5章 文書の整理保存(第25条―第32条)
第6章 補則(第33条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 八代市教育委員会(以下「委員会」という。)の文書の取扱いについては、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。
(1) 文書 委員会の職員(以下「職員」という。)が職務上作成し、又は取得した文書、図面及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、委員会が保有しているものをいう。
(2) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他の文書管理に関する事務の処理を総合的に行うためのシステムで、総務企画部文書統計課長が管理するものをいう。
(文書の種類)
第3条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定により制定するもの
イ 規則 地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第15条の規定により制定するもの
(2) 公示文書
ア 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づき、処分し、又は決定した事項を一般に知らせるもの
イ 公告 告示以外で一定の事項を一般に知らせるもの
(3) 令達文書
ア 訓令 委員会が所属の機関又は職員に対して指揮命令するもの
イ 命令 特定の個人、法人又は団体に対して権限に基づいて禁止命令、取消命令等の処分をするもの
ウ 指令 特定の個人、法人又は団体の申請、願出等に対して許可、認可、承認等をするもの
(4) 通達文書
ア 通達 所属の機関又は職員に対して、事務処理上の方針、細目等を指示するもの
イ 依命通達 教育長が自己の名をもって所属の機関又は職員に対して通達すべき事項を、その補助機関が教育長の命を受けて当該補助機関名をもって行うもの
(5) 往復文書 照会、回答、請求、督促、諮問、答申、報告、協議、申請、建議、進達、副申、具申、内申、勧告、通知、送付、依頼等をいう。
(6) 内部文書 伺、復命書、供覧、事務引継書等をいう。
(7) その他の文書 議案文、証明文、契約文、表彰文、儀式文等前各号に掲げる文書以外の文書をいう。
(文書取扱いの原則)
第4条 文書は丁寧に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるように正確かつ迅速に処理し、及び管理しなければならない。
(教育政策課長の責務)
第5条 教育政策課長は、委員会における文書事務が、この訓令に基づいて適正かつ能率的に行われるよう常にその指導及び改善に努めなければならない。
2 教育政策課長は、前項の指導及び改善のため、必要に応じ文書事務について調査を行うことができる。
(文書整理担当者)
第6条 課かい長(八代市教育委員会組織規則(平成17年八代市教育委員会規則第5号。以下「組織規則」という。)第4条に規定する課及び組織規則第9条に規定する教育機関の長をいう。以下同じ。)は、文書整理担当者を定めて、文書の収受、審査、発送、整理、保管、保存及び廃棄の事務を処理させなければならない。
(文書の記号及び番号)
第7条 文書には、当該文書に係る記号及び文書管理システムに登録することにより付した番号を記載しなければならない。
(文書の作成)
第8条 文書を作成するときは、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)により、平易かつ明確な表現を用いるものとする。
2 文書は、左横書を原則とする。ただし、法令その他特別の定めのあるもの又は特に市長が必要と認めたものは、縦書とすることができる。
第2章 文書の受領及び配付
(到達文書の受領及び配付)
第9条 到達した文書(主管の課かいに直接到達した文書を除く。)は、教育政策課において受領し、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 配付先が明確なものは開封せず、配付先の不明なものは開封し、配付先を確認した後に主管の課に配付する。
(2) 親展文書、秘密の文書、書留郵便物及び現金、金券等を含む文書は、開封せず、あて名人へ送付する。
(3) 2以上の課に関係する文書は、最も関係が深いと認められる課に配付するものとする。この場合において、その関係の度合いを定めにくいもの又は異例に属するものは、関係課と協議の上決定するものとする。
(勤務時間外の文書の受領)
第10条 職員の勤務時間外において到着した文書を受けた者は、責任をもってそれを保管し、急を要すると認められるものは速やかに主務者に連絡し、その他のものは翌日(その日が休日(八代市の休日を定める条例(平成17年八代市条例第3号)第1条第1項に規定する休日をいう。以下この項において同じ。)に当たるときは、その日後において最初の休日でない日)主管の課かい長へ届けるものとする。
(郵便料未納文書の受領)
第11条 郵便料の未納又は不足の文書、物品等(以下「文書等」という。)が到着したときは、公務に関係があると認められるものに限り、その未納又は不足の料金を納めてこれを受領することができる。
第3章 事務の処理
(文書の収受)
第12条 課かい長は、文書の配付を受けたときは、自ら処理するもののほか、直ちに課長補佐(組織規則第6条第3項に規定する課長補佐をいう。)、係長(組織規則第4条に規定する係(係に相当する室を含む。)及び組織規則第9条に規定する教育機関の係の長をいう。)経由の上担当職員に配付し、これを収受させなければならない。
2 前項の収受は、文書管理システムに必要な事項を登録して行うものとする。ただし、課長が登録を要しないと認める軽易な文書は、登録を省略することができる。
3 前項の規定により収受を行う場合において、文書が紙文書である場合には、当該文書の余白に受付日その他必要な事項を記載しなければならない。
(口頭又は電話による事務の処理)
第13条 口頭又は電話をもって受け付けた事務で必要なものについては、別に定めるもののほか、口頭による要望等の事務処理基準(平成17年8月1日職務執行者決裁)により処理するものとする。
(起案)
第14条 文書は、次に掲げるところにより起案しなければならない。
(1) 原則として1つの事案ごとに、文書管理システムに登録する方法により行うものとする。
(2) 起案に当たっては、決裁区分、保存期間、施行方法等を登録し、及び必要に応じて起案理由、関係法令その他参考となる事項を登録し、又は資料を添付するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、課長が文書管理システムへの登録を要しないと認める軽易な文書は、登録を省略することができる。
(重要文書等の取扱い)
第15条 起案する文書(以下「起案文書」という。)のうち重要な文書及び急を要する文書にあっては文書管理システムにその旨を登録し、秘密を要する文書にあっては秘密の漏洩を防止する措置を講じなければならない。
(決裁)
第16条 起案文書は、電子決裁(文書管理システムの機能を利用して電子的方式により行う決裁をいう。以下同じ。)により、順次所属上司の回議を経て、専決権者(八代市教育委員会事務専決規程(平成17年八代市教育委員会訓令第2号。以下「事務専決規程」という。)に定める専決権者をいう。以下同じ。)の決裁を受けなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、電子決裁により難い場合は、文書管理システムにより作成した起案書への押印により決裁を行うことができる。この場合において、決裁権者は、起案文書の決裁が終わったときは、決裁年月日を記入して起案課に返さなければならない。
3 起案文書のうち重要な文書、急を要する文書及び秘密を要する文書であって、特に必要があるときは、これを携行し、回議(合議をする場合は、回議及び合議)に付し、及び決裁を受けなければならない。
(代決)
第17条 起案文書は決裁権者が不在のときは、事務専決規程の定めるところにより代決をすることができる。
(合議)
第18条 他の課かいに関係のある起案文書は、事務専決規程の定めるところにより合議しなければならない。
(緊急処分)
第19条 急を要する事務で規定の手続をするいとまのないときは、上司の指示を受け、便宜決定することができる。この場合、施行後直ちに規定の手続をとらなければならない。
第4章 文書の浄書及び発送
(文書の発送)
第20条 発送を要する文書(以下「発送文書」という。)は、全て決裁権者の決裁を経た後でなければ発送することができない。
2 文書を発送するときは、文書管理システムに発送の登録をしなければならない。
(文書の記名)
第21条 文書の発送は、教育長名をもってしなければならない。ただし、教育部長又は課かい長が教育長の命によって発送する文書は、教育部長名又は課かい長名をもってすることができる。
(文書の審査照合)
第22条 発送文書は、原則として主管の課かいにおいて審査照合をしなければならない。
(公印の使用)
第23条 発送文書には、八代市教育委員会公印規程(平成17年八代市教育委員会訓令第5号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、内部文書その他軽易な文書については、この限りでない。
(特殊な文書等の取扱い)
第24条 発送する文書等で特殊な取扱いを要するものは、次に掲げるところによらなければならない。
(1) 親展文書及び秘密の文書は、主管の課において文書の欄外及び封皮に親展又は秘の表示をし、必ず封をすること。
(2) 金券その他重要な文書等の送付は書留郵便とし、その取扱いは前号に準ずること。
(3) 小包郵便にするものは、主管の課かいにおいて包装及び表記し、主管の課かいにおいて発送手続をとること。
(4) 物品等の発送を運送業者に委託するときは、主管の課かいにおいて取り扱うこと。
第5章 文書の整理保存
(文書の整理)
第25条 文書は、次に掲げるところにより整理しなければならない。
(2) 文書に附属する図面その他の文書で簿冊への編綴又は文書管理システムへの登録が困難なものは、適宜整理し、及び適正に管理するものとする。
(3) 前号の規定により整理し、及び管理するものについては、関連する文書にその旨記載しておくものとする。
(4) 簿冊の厚さは10センチメートルを限度とし、1冊に製本できないものは適当に分冊するものとする。
(5) 紙数が少ない簿冊は、複数年又は複数年度の分を合わせて整理することができる。
(6) 簿冊の表紙には、簿冊の名称、年又は年度、保存期間、主管の課かい名等を記載するものとする。
(7) 簿冊の索引の用に供するため、簿冊に目次を付するものとする。
(簿冊の登録等)
第26条 課かい長は、文書管理システムにより、年及び年度ごとに使用する簿冊を登録し、並びに簿冊の保存及び廃棄の管理を行わなければならない。
(種別及び保存期間)
第27条 法令に特段の定めのある場合を除き、文書の種別及び保存期間は、次のとおりとする。
第1種(永年保存)
1 議会に関する重要なもの
2 委員会の会議録
3 例規及びその基礎となるもの
4 訴訟及び不服申立てに関する重要なもの
5 任免、賞罰その他の人事に関する重要なもの
6 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの
7 儀式及び表彰に関するもの
8 事務引継書に関する重要なもの
9 事務局職員、教職員等の履歴書
10 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの
11 認可、許可又は契約に関する重要なもの
12 効力の永年にわたる願、届又はその処分に関する重要書類
13 原簿台帳等の簿冊であって重要なもの
14 工事設計書であって重要なもの
15 寄附の受領に関する重要なもの
16 前各号のほか、永年保存の必要があると認められるもの
第2種(10年保存)
1 議会に関するもの
2 出納に関する証拠書類で重要なもの
3 予算、決算及び出納に関する重要なもの
4 補助金等に関する重要なもの
5 調査、統計、報告、証明等で重要なもの
6 陳情に関する重要なもの
7 法規により施行し、及び処分したもので重要なもの
8 退職年金及び遺族年金に関するもの
9 前各号のほか、10年間保存の必要があると認められるもの
第3種(5年保存)
1 調査、統計、報告、証明等に関するもの
2 給与に関する重要なもの
3 重要文書の収発に関するもの
4 予算、決算及び出納に関するもの
5 照会、回答その他往復文書に関する重要なもの
6 前各号のほか、5年間保存の必要があると認められるもの
第4種(3年保存)
1 一時の処理にかかる願、届書通達等で3年保存の必要があるもの
第5種(1年保存)
1 軽易な照会、回答、願、伺、届書等
2 第1種から第4種までに属しないもの
2 前項の保存期間の起算日は、暦年の文書にあっては文書の完結日(文書上の事務処理が完結した日をいう。以下同じ。)の属する年の翌年の1月1日とし、会計年度の文書にあっては文書の完結日の属する年度の翌年度の4月1日とする。
2 前項に規定する期間は、必要に応じて延長することができる。
2 永年保存の文書のうち、歴史的な資料として保存する必要があると認められるものについては、別に定めるところにより取り扱うものとする。
(保存文書の廃棄)
第30条 課かい長は、保存期間が経過した文書があるときは、当該文書を廃棄するものとする。
(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4) 開示等請求又は公開請求に係るもの 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に基づく開示等請求又は八代市情報公開条例(平成17年八代市条例第25号)に基づく公開請求に対する決定の日の翌日から起算して1年間
4 課かい長は、永年保存の文書について、当該文書の保存期間の起算日から10年以上経過した後は、改めて保存の可否を決定することができる。
(廃棄文書の処理)
第31条 廃棄文書のうち、秘密保持を必要とするもの又は他に使用されるおそれのあるものについては、裁断、溶解、焼却、消去等の適切な処理方法により処理しなければならない。
2 前項に規定するもののほか、廃棄文書の処理について必要な事項は、教育政策課長が別に定める。
(保存文書の持ち出し等)
第32条 文書庫に文書を保存し、又は保存中の文書を閲覧し、若しくは持ち出そうとするときは、教育政策課長の承認を受けなければならない。
2 持ち出し中の文書は転貸し、抜き取り、差し替え、又は訂正してはならない。
3 持ち出し中の文書は、庁舎の外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事情があるときは、この限りでない。
第6章 補則
第33条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成17年8月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の八代市教育委員会文書規程(昭和34年八代市教育委員会規程第3号)の規定によりなされた手続その他の行為は、この訓令の相当規定によりなされたものとみなす。
附則(平成18年3月31日教委訓令第1号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月31日教委訓令第3号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成23年3月24日教委訓令第1号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成24年3月19日教委訓令第2号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現にこの訓令による改正前の八代市教育委員会文書規程の規定により教育総務課長が保存する文書の取扱いについては、当分の間教育総務課長が別に定めるところにより処理するものとする。
附則(平成24年5月24日教委訓令第3号)
この訓令は、公布の日から施行し、改正後の八代市教育委員会事務専決規程及び八代市教育委員会文書規程の規定は、平成24年4月1日から適用する。
附則(平成24年6月21日教委訓令第5号)
この訓令は、平成24年7月1日から施行する。
附則(平成27年3月31日教委訓令第1号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(令和5年1月26日教委訓令第1号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和8年2月19日教委訓令第1号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和8年7月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際、文書管理システムが配置されていない部署における文書の取扱いについては、当分の間教育政策課長が別に定めるところにより処理するものとする。
別表(第7条、第25条関係)
文書の区分 | 記号 |
(1) 規則 | 八代市教育委員会規則 |
(2) 告示 | 八代市教育委員会告示 |
(3) 公告 | 八代市教育委員会公告 |
(4) 訓令 | 八代市教育委員会訓令 |
(5) 命令 | 八代市教育委員会命令及び文書記号一覧(別記様式)に掲げる課かいの記号 |
(6) 指令 | 八代市教育委員会指令及び文書記号一覧に掲げる課かいの記号 |
(7) 前各号以外の文書 | 八市及び文書記号一覧に掲げる課かいの記号 |
様式(省略)