○八代市議会事務局処務規程
平成17年9月20日
議会訓令第1号
(趣旨)
第1条 この訓令は、八代市議会事務局(以下「事務局」という。)の処務に関し必要な事項を定めるものとする。
(係の設置)
第2条 事務局の事務を分掌させるため、次の係を置く。
(1) 総務係
(2) 議事調査係
(事務分掌)
第3条 各係の分掌事務は、別表第1のとおりとする。
2 前項の規定にかかわらず、事務局長において必要があると認めるときは、臨時に事務を処理させることができる。
(職員)
第4条 事務局に事務局長を、係に係長を置く。
2 事務局に必要に応じ、首席審議員、理事、事務局次長(以下「次長」という。)、審議員、事務局次長補佐(以下「次長補佐」という。)、主幹、上席参事、主査、参事、主任、主事及び技師を置く。
(職務)
第5条 事務局長は、議長の命を受け、局務を掌理し、所属職員を指揮監督する。
2 首席審議員は、上司の命を受け、事務局の重要かつ困難な特命事項を掌理し、その事務に従事する職員を指揮監督する。
3 理事は、上司の命を受け、特に重要かつ困難な特命事項を処理し、その事務に従事する職員を指揮監督する。
4 次長は、上司の命を受け、事務局長を補佐して所属職員を指揮するとともに、担任事務を処理する。
5 次長補佐は、上司の命を受け、次長を補佐するとともに、局の事務を処理し、所属職員を指揮監督する。
6 係長は、上司の命を受け、係の事務を掌理し、所属職員を指揮監督するとともに担任事務を処理する。
7 審議員、主幹、上席参事、主査、参事、主任、主事及び技師は、それぞれ上司の命を受け、担任事務を処理する。
(専決)
第6条 事務局長、次長及び係長の専決する事項は、八代市事務決裁規程(平成17年八代市訓令第7号)別表第1を準用する。この場合において、「部長」とあるのは「事務局長」と、「課長」とあるのは「次長」と読み替えるものとする。
2 前項の規定による専決事項であっても重要と認められるもの及び異例に属するものについては、議長の指示を受けなければならない。
(文書の取扱い)
第7条 事務局に到達した文書は、総務係において収受し、所要事項を記載した上で、それぞれ主務係に配付しなければならない。
2 文書には、「八市議」の記号を記載し、番号を付さなければならない。
3 文書の編集分類及び保存期間は、別表第2のとおりとする。
(その他)
第8条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いその他の事務処理については、市の例による。
附則
この訓令は、平成17年9月20日から施行する。
附則(平成22年3月30日議会訓令第1号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成23年3月31日議会訓令第1号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成24年3月28日議会訓令第1号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成25年8月1日議会訓令第1号)
この訓令は、平成25年8月1日から施行する。
附則(平成30年3月29日議会訓令第1号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月28日議会訓令第2号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月30日議会訓令第4号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月27日議会訓令第1号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
別表第1(第3条関係)
担当名 | 分掌事務 |
総務係 | (1) 公印の管守に関すること。 (2) 文書の収発、整理及び保存に関すること。 (3) 諸例規の制定及び改廃に関すること。 (4) 議員の人事、給付、共済等に関すること。 (5) 職員の人事、給与、福利、研修等に関すること。 (6) 予算、決算及び経理に関すること。 (7) 物品の受払い及び保管に関すること。 (8) 車両の運行に関すること。 (9) 庁中管理及び日誌に関すること。 (10) 儀式及び交際に関すること。 (11) 議長会及び事務局長会に関すること。 (12) 議会広報に関すること。 (13) その他の庶務及び他係の主管に属しない事項に関すること。 |
議事調査係 | (1) 本会議、協議会及び諸会議に関すること。 (2) 常任委員会、議会運営委員会及び特別委員会に関すること。 (3) 議案、請願その他の提出案件の受付に関すること。 (4) 議決事項等の処理に関すること。 (5) 議場の秩序保持及び傍聴に関すること。 (6) 会議録、委員会記録等の作成、整理及び保存に関すること。 (7) 法令及び例規の調査研究に関すること。 (8) 議会図書に関すること。 (9) 議会史の編さんに関すること。 (10) 提出案件の立案調整等の調査研究に関すること。 (11) 他市等の照会に係る回答に関すること。 (12) その他の議事、調査及び記録に関すること。 |
別表第2(第7条関係)
文書分類表
保存年限 分類 | 永久 | 10年 | 5年 | 3年 | 1年 |
諸務 | 公印台帳 図書台帳 政治倫理関係綴 | 出勤簿 | 予算関係綴 欠勤簿 時間外勤務命令書綴 議員報酬支給台帳 予算執行関係綴 | 庶務関係綴 公印使用簿 | 雑文書綴 図書貸出簿 |
例規 | 規則綴 訓令綴 | ||||
人事 | 議員人事関係綴 職員人事関係綴 議長会等表彰綴 | 議員共済関係綴 | |||
渉外 | 情報公開関係綴 | 各種議長会綴 | 外郭団体関係綴 案内状綴 | ||
調査 | 議会委員会構成名簿 | 調査綴 復命書綴 | |||
会議 | 本会議録 議会綴 | 請願陳情綴 | 議長諸報告綴 | 傍聴券綴 | |
委員会 | 委員会記録 各種協議会記録 | 委員会傍聴券綴 | |||
その他 | 永年保存の必要があるもの | 10年保存の必要があるもの | 5年保存の必要があるもの | 3年保存の必要があるもの | 1年保存の必要があるもの |