○八代市文書管理規程
平成17年8月1日
訓令第13号
目次
第1章 総則(第1条―第8条)
第2章 文書の受領及び配付(第9条―第11条)
第3章 事務の処理(第12条―第19条)
第4章 文書の浄書及び発送(第20条―第25条)
第5章 文書の整理保存(第26条―第34条)
第6章 補則(第35条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、別に定めがあるものを除くほか、市長の事務部局における文書事務の取扱いに関し、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この訓令において「文書」とは、市長の事務部局の職員(以下「職員」という。)が職務上作成し、又は取得した文書、図面及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、市長の事務部局が保有しているものをいう。
(文書の種類)
第3条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定により制定するもの
イ 規則 法第15条の規定により制定するもの
(2) 公示文書
ア 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づき、処分し、又は決定した事項を一般に知らせるもの
イ 公告 告示以外で一定の事項を一般に知らせるもの
(3) 令達文書
ア 訓令 市長が所属の機関又は職員に対して指揮命令するもの
イ 命令 特定の個人、法人又は団体に対して権限に基づいて禁止命令、取消命令等の処分をするもの
ウ 指令 特定の個人、法人又は団体の申請、願出等に対して許可、認可、承認等をするもの
(4) 通達文書
ア 通達 所属の機関又は職員に対して、事務処理上の方針、細目等を指示するもの
イ 依命通達 市長が自己の名をもって所属の機関又は職員に対して通達すべき事項を、その補助機関が市長の命を受けて当該補助機関名をもって行うもの
(5) 往復文書 照会、回答、請求、督促、諮問、答申、報告、協議、申請、建議、進達、副申、具申、内申、勧告、通知、送付、依頼等をいう。
(6) 内部文書 伺、復命書、供覧、事務引継書等をいう。
(7) その他の文書 議案文、証明文、契約文、表彰文、儀式文等前各号に掲げる文書以外の文書をいう。
(文書取扱いの原則)
第4条 文書は丁寧に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるように正確かつ迅速に処理し、及び管理しなければならない。
(文書統計課長の責務)
第5条 総務企画部文書統計課長(以下「文書統計課長」という。)は、市長の事務部局における文書事務が、この訓令に基づいて適正かつ能率的に行われるよう常にその指導及び改善に努めなければならない。
2 文書統計課長は、前項の指導及び改善のため、必要に応じ文書事務について調査を行うことができる。
(文書主任及び文書取扱責任者)
第6条 本庁及び支所の課(課に相当する組織を含む。以下同じ。)に文書主任を置き、係長(八代市事務決裁規程(平成17年八代市訓令第7号。以下「事務決裁規程」という。)第2条第12号に規定する係長をいう。)の職にある者をもって充てる。この場合において、係(係に相当する組織を含む。以下同じ。)を置かない課については、課長(同条第10号に規定する課長をいう。以下同じ。)が指名する者をもってこれに充てるものとする。
2 文書主任は、係(係を置かない課にあっては、課)における次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の審査に関すること。
(2) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
3 本庁及び支所の課に文書取扱責任者を置き、第1項に規定する者のうちから課長が指名する。
4 文書取扱責任者は、第2項に規定する事務とともに、課内における次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受及び発送に関すること。
(2) 文書事務の改善及び指導に関すること。
(3) 文書の保存及び廃棄の総括に関すること。
(4) その他文書の取扱いに関すること。
5 課長は、第3項の規定により文書取扱責任者を指名したときは、直ちに当該職員の職名及び氏名を文書統計課長に通知しなければならない。これを変更した場合も、同様とする。
(文書の記号及び番号)
第7条 文書には、当該文書に係る記号及び番号を記載しなければならない。
(文書の作成)
第8条 文書を作成するときは、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)により、平易かつ明確な表現を用いるものとする。
2 文書は、左横書を原則とする。ただし、法令その他特別の定めのあるもの又は特に市長が必要と認めたものは、縦書とすることができる。
第2章 文書の受領及び配付
(1) 配付先が明確なものは開封せず、配付先の不明なものは開封し、配付先を確認した後に主管の課に配付する。
(2) 書留扱い、配達証明扱い、内容証明扱い又は特別送達扱いによる文書については、取扱者が書留文書受付簿(様式第1号)に記載証印し、主管の課の職員の受領印を徴した上で配付する。
(3) 現金、有価証券又は金券を添付してある文書については、取扱者が金券受付簿(様式第2号)に記載証印し、主管の課長の受領印を徴した上で配付する。
(4) 2以上の課に関係する文書は、最も関係が深いと認められる課に配付するものとする。この場合において、その関係の度合いを定めにくいもの又は異例に属するものは、関係課と協議の上決定するものとする。
(勤務時間外の文書の受領)
第10条 職員の勤務時間外において到着した文書(ファクシミリ又は電子メールにより到達した文書を除く。)は、守衛が受領の上保管し、翌朝(その日が休日(八代市の休日を定める条例(平成17年八代市条例第3号)第1条第1項に規定する休日をいう。以下この項において同じ。)に当たるときは、その日後において最初の休日でない日の朝)文書統計課へ引き継ぐものとする。
2 前項の規定にかかわらず、支所における勤務時間外の文書の受領については、文書統計課長が別に定めるところにより処理するものとする。
(郵便料未納文書の受領)
第11条 郵便料の未納又は不足の文書、物品等(以下「文書等」という。)が到着したときは、公務に関係があると認められるものに限り、その未納又は不足の料金を納めてこれを受領することができる。
第3章 事務の処理
(文書の収受)
第12条 課長は、文書の配付を受けたときは、遅滞なく担当職員にこれを収受させなければならない。
2 担当職員は、文書を収受するときは、当該文書の余白に受付日その他必要な事項を記載しなければならない。
(口頭又は電話による事務の処理)
第13条 口頭又は電話をもって受け付けた事務で必要なものについては、別に定めるもののほか、口頭による要望等の事務処理基準(平成17年8月1日職務執行者決裁)により処理するものとする。
(起案)
第14条 文書は、次に掲げるところにより起案しなければならない。
(1) 原則として1つの事案ごとに行うものとする。
(2) 起案用紙は、原則として決裁伺書(様式第3号)を用いるものとする。
(3) 起案に当たっては、決裁区分、保存期間、施行方法等を記載し、及び必要に応じて起案理由、関係法令その他参考となる事項を記載し、又は資料を添付するものとする。
(重要文書等の取扱い)
第15条 起案する文書(以下「起案文書」という。)のうち重要な文書、急を要する文書及び秘密を要する文書(以下「重要文書等」という。)は、決裁伺書の取扱区分欄にその旨を表示し、秘密を要する文書にあっては、秘密の漏洩を防止する措置を講じなければならない。
(決裁)
第16条 起案文書は、順次所属上司の回議を経て、決裁権者(事務決裁規程に定める決裁権者をいう。以下同じ。)の決裁を受けなければならない。
2 重要文書等は、特に必要があるときは、これを携行し、回議(合議をする場合は、回議及び合議)に付し、及び決裁を受けなければならない。
3 決裁権者は、起案文書の決裁が終わったときは、決裁年月日を記入して起案課に返さなければならない。
(代決)
第17条 起案文書は決裁権者が不在のときは、事務決裁規程の定めるところにより代決をすることができる。
(合議)
第18条 他の部(公室)課等(部(公室)、課又はこれらに相当する組織をいう。)に関係のある起案文書は、事務決裁規程の定めるところにより合議しなければならない。
(緊急処分)
第19条 急を要する事務で規定の手続をするいとまのないときは、上司の指示を受け、便宜決定することができる。この場合、施行後直ちに規定の手続をとらなければならない。
第4章 文書の浄書及び発送
(文書の発送)
第20条 発送を要する文書(以下「発送文書」という。)は、全て決裁権者の決裁を経た後でなければ発送することができない。
(文書の記名)
第21条 文書の発送は、市長名をもってしなければならない。ただし、副市長、部(公室)長又は課長が市長の命によって発送する文書は、副市長名、部(公室)長名又は課長名をもってすることができる。
(文書の審査照合)
第22条 発送文書は、原則として主管の課において審査照合をしなければならない。
(公印の使用)
第23条 発送文書には、八代市公印規程(平成17年八代市訓令第14号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、電子文書(電磁的記録による文書であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。)、内部文書その他軽易な文書については、この限りでない。
(発送における取扱い)
第24条 文書等のうち郵送により発送するものは、課ごとに一括し、文書統計課長が指定する時刻までに文書統計課に提出しなければならない。ただし、急を要するもの、大量に発送するもの等で、あらかじめ文書統計課に協議したものについては、この限りでない。
(1) 郵便によるものは、原則として料金計器又は料金後納郵便物差出票により発送する。ただし、これにより難い場合は、郵便切手を貼付して発送するものとする。
(2) 本庁、支所及び出張所並びに県庁相互において発送する文書等については、原則として逓送により発送する。ただし、急を要するもの等については、この限りでない。
3 前項第2号に規定する文書等の逓送に関し必要な事項は、文書統計課長が別に定める。
4 発送文書のうち、ファクシミリ又は電子メールにより発送をする場合における手続は、主管の課において行うものとする。
5 電報の発信は、市長公室秘書広報課(支所にあっては、地域振興課)において電話により託送する。
(特殊な文書等の取扱い)
第25条 発送する文書等で特殊な取扱いを要するものは、前条によるほか、次に掲げるところによらなければならない。
(1) 親展文書及び秘密の文書は、主管の課において文書の欄外及び封皮に親展又は秘の表示をし、必ず封をすること。
(2) 金券その他重要な文書等の送付は書留郵便とし、その取扱いは前号に準ずること。
(3) 小包郵便にするものは、主管の課において包装及び表記し、文書統計課へ回付すること。
(4) 物品等の発送を運送業者に委託するときは、主管の課において取り扱うこと。
第5章 文書の整理保存
(文書の整理)
第26条 文書は、次に掲げるところにより整理しなければならない。
(2) 文書に附属する図面その他の文書で簿冊への編綴が困難なものは、別に製本表装するものとする。
(3) 前号の規定により整理し、及び管理するものについては、関連する文書にその旨記載しておくものとする。
(4) 簿冊の厚さは10センチメートルを限度とし、1冊に製本できないものは適当に分冊するものとする。
(5) 紙数が少ない簿冊は、複数年又は複数年度の分を合わせて整理することができる。
(6) 簿冊の表紙には、簿冊の名称、年又は年度、保存期間、主管の課名等を記載するものとする。
(7) 簿冊の索引の用に供するため、簿冊に目次を付するものとする。
(簿冊の登録等)
第27条 課長は、簿冊登録簿(様式第4号)により、年及び年度ごとに使用する簿冊を登録し、並びに簿冊の保存及び廃棄の管理を行わなければならない。
2 課長は、毎年文書統計課長が指定する日までに、文書統計課長に次に掲げる簿冊登録簿の写しを提出しなければならない。
(1) 当該年の簿冊登録簿
(2) 当該指定する日が属する年度の簿冊登録簿
(3) その他文書統計課長が指定する年又は年度の簿冊登録簿
(種別及び保存期間)
第28条 法令に特段の定めのある場合を除き、文書の種別及び保存期間は次のとおりとする。
第1種(永年保存)
1 議会に関する重要なもの
2 例規及びその基礎となるもの
3 訴訟及び不服申立てに関する重要なもの
4 任免、賞罰その他の人事に関する重要なもの
5 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの
6 儀式及び表彰に関するもの
7 事務引継書に関する重要なもの
8 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの
9 市債及び借入金に関する重要なもの
10 市税の徴収その他の徴収に関する重要なもの
11 財産の取得、管理及び処分に関する重要なもの
12 市政の沿革に関する重要なもの
13 都市計画、事業計画その他の計画及びその施行に関する特に重要なもの
14 隣接市町村の編入及び境界町名変更等に関するもの
15 認可、許可又は契約に関する重要なもの
16 効力の永年にわたる願、届又はその処分に関する重要書類
17 寄附の受領に関する重要なもの
18 前各号のほか、永年保存の必要があると認められるもの
第2種(10年保存)
1 議会に関するもの
2 出納に関する証拠書類で重要なもの
3 予算、決算及び出納に関する重要なもの
4 災害救助に関するもの
5 補助金等に関する重要なもの
6 調査、統計、報告、証明等で重要なもの
7 陳情に関する重要なもの
8 法規により施行し、及び処分したもので重要なもの
9 退職年金及び遺族年金に関するもの
10 前各号のほか、10年間保存の必要があると認められるもの
第3種(5年保存)
1 調査、統計、報告、証明等に関するもの
2 給与に関する重要なもの
3 重要文書の収発に関するもの
4 予算、決算及び出納に関するもの
5 照会、回答その他往復文書に関する重要なもの
6 前各号のほか、5年間保存の必要があると認められるもの
第4種(3年保存)
1 一時の処理にかかる願、届書通達等で3年保存の必要があるもの
第5種(1年保存)
1 軽易な照会、回答、願、伺、届書等
2 第1種から第4種までに属しないもの
2 前項の保存期間の起算日は、暦年の文書にあっては文書の完結日(文書上の事務処理が完結した日をいう。以下同じ。)の属する年の翌年の1月1日とし、会計年度の文書にあっては文書の完結日の属する年度の翌年度の4月1日とする。
2 前項に規定する期間は、必要に応じて延長することができる。
2 永年保存の文書のうち、歴史的な資料として保存する必要があると認められるものについては、別に定めるところにより取り扱うものとする。
(保存文書の廃棄)
第31条 課長は、保存期間が経過した文書があるときは、当該文書を廃棄するものとする。
(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4) 開示等請求又は公開請求に係るもの 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に基づく開示等請求又は八代市情報公開条例(平成17年八代市条例第25号)に基づく公開請求に対する決定の日の翌日から起算して1年間
4 課長は、永年保存の文書について、当該文書の保存期間の起算日から10年以上経過した後は、改めて保存の可否を決定することができる。
(廃棄文書の処理)
第32条 廃棄文書のうち、秘密保持を必要とするもの又は他に使用されるおそれのあるものについては、裁断、溶解、焼却、消去等の適切な処理方法により処理しなければならない。
2 前項に規定するもののほか、廃棄文書の処理について必要な事項は、文書統計課長が別に定める。
(保存文書の持ち出し等)
第33条 文書庫に文書を保存し、又は保存中の文書を閲覧し、若しくは持ち出そうとするときは、文書統計課長の承認を受けなければならない。
2 持ち出し中の文書は転貸し、抜き取り、差し替え、又は訂正してはならない。
3 持ち出し中の文書は、庁舎の外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事情があるときは、この限りでない。
(文書庫の管守)
第34条 文書庫内は常に清潔にし、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。
2 文書庫の戸締りには常に注意しなければならない。
3 文書庫管守の責任者は、文書統計課長とする。
第6章 補則
第35条 この訓令に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成17年8月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の八代市文書事務取扱規程(昭和35年八代市規程第14号)、文書取扱規程(昭和38年坂本村訓令甲第2号)、千丁町文書規程(昭和60年千丁町訓令第2号)、鏡町文書事務取扱規程(昭和63年鏡町規程第1号)、東陽村役場処務規程(昭和44年東陽村訓令甲第1号)又は泉村文書規程(昭和59年泉村訓令第1号)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。
3 この訓令の施行の際、文書管理システムが配置されていない部署における文書の取扱いについては、当分の間文書統計課長が別に定めるところにより処理するものとする。
附則(平成18年3月31日訓令第7号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日訓令第1号抄)
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月31日訓令第2号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月25日訓令第2号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成23年3月30日訓令第2号抄)
(施行期日)
1 この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成24年3月30日訓令第7号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現にこの訓令による改正前の八代市文書管理規程の規定により市長が保存する文書の取扱いについては、当分の間市長が別に定めるところにより処理するものとする。
附則(平成26年3月28日訓令第7号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成27年3月31日訓令第7号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月28日訓令第5号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月22日訓令第4号抄)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和4年12月19日訓令第16号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月8日訓令第3号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第7条、第26条関係)
文書の区分 | 記号 |
(1) 条例 | 八代市条例 |
(2) 規則 | 八代市規則 |
(3) 告示 | 八代市告示 |
(4) 公告 | 八代市公告 |
(5) 訓令 | 八代市訓令 |
(6) 命令 | 八代市命令及び文書記号一覧(様式第5号)に掲げる課等の記号 |
(7) 指令 | 八代市指令及び文書記号一覧に掲げる課等の記号 |
(8) 前各号以外の文書 | 八市及び文書記号一覧に掲げる課等の記号 |
様式(省略)